Den perfekten Keynote Speaker finden: So geht’s!

Eine Konferenz zu planen ist schon eine Herausforderung für sich. Wenn Sie sich dann auf die Suche nach einem passenden Keynote Speaker begeben, wird es noch komplexer. Wir helfen weiter!

Der Worst-Case für eine Veranstaltungsbesuch: Das Event beginnt mit einem wirklich schlechten Vortrag oder Redner. Nach einigen Minuten macht sich Langeweile breit. Das Publikum wird unaufmerksam. Im schlimmsten Fall verlassen einige Zuhörer sogar den Saal. Wenn dann der restliche Tagesablauf noch mäßig bis schlecht organisiert ist und auch weitere Redner nicht überzeugen, ist die Veranstaltung im Eimer.

Damit Ihnen genau das auf keinen Fall passiert, geben wir Ihnen in diesem Artikel wichtige Tipps und Tricks für eine erfolgreiche Tagung oder Konferenz an die Hand – insbesondere, wie Sie einen überzeugenden Keynote Speaker finden.

Inhaltsverzeichnis

• Eine Veranstaltung organisieren
• Der Keynote Speaker und seine Rede
  • Was ist ein Keynote Speaker?
  • Unterschied zu normalen Rednern
  • Aufgabe der Keynote
  • Länge der Rede
• Den perfekten Keynote Speaker finden
  • Agentur nutzen vs. selbst recherchieren
  • Auswahl-Kriterien
  • Den Keynote Speaker briefen
• Was kostet ein guter Keynote Speaker?

Eine Veranstaltung organisieren: Das sollten Sie beachten

Keynote Speaker werden gerne auf Tagungen oder Konferenzen eingesetzt, um die ansonsten eher fachlichen und ernsten Themen etwas aufzulockern. Bevor es jedoch an die Suche nach dem idealen Hauptredner geht, sollten Sie das generelle Programm Ihrer Konferenz (grob) auf die Beine stellen. Erst dann können Sie wirklich effektiv Ausschau nach einem geeigneten Keynote Speaker halten. Treten wir also noch einmal einen Schritt zurück und beginnen am Anfang.

Wenn Sie eine Tagung, Schulung oder Konferenz planen, gelten die Regeln der allgemeinen Eventorganisation und Eventplanung. Das bedeutet, Sie müssen sich im Vorfeld einige Gedanken zum Konzept, der Koordination und Vermarktung Ihres Events machen. Finden Sie Antworten auf folgende Fragen:

Wo soll die Tagung oder Konferenz stattfinden?

Beachten Sie, dass Sie nicht nur einen geeigneten Raum für die Vorträge benötigen. Auch Infrastrukturelemente wie eine Kantine, Lobby oder einen Raum, in den sich die Teilnehmer in den Pausen zurückziehen und austauschen können, gehören dazu. Begutachten Sie Ihre Location rechtzeitig und buchen Sie weit im Voraus. Das vermeidet unschöne Überraschungen.

Wie lange dauert die Veranstaltung?

Wichtig sind nicht nur die Anzahl der Tage, sondern auch die Menge an Vorträgen pro Veranstaltungstag. Behalten Sie dabei im Hinterkopf, wie viele Einheiten Ihr Publikum „verträgt“. Konzentration und Aufnahmefähigkeit lassen über den Tag hinweg nach – ordnen Sie die Vorträge, wenn möglich, dementsprechend an.

Welches Thema soll behandelt werden?

Jede Veranstaltung sollte über ein Kernthema verfügen. Achten Sie bei der Planung der Konferenz oder Tagung darauf, dass dieses nicht zu weit, aber auch nicht zu eng gefasst ist. Zum einen müssen Sie ausreichend Kapazitäten innerhalb des Themengebiets haben, um unterschiedliche Schwerpunkte in den einzelnen Vorträgen zu beleuchten. Zum anderen sollte das Thema aber nicht zu ausladend sein, sodass der rote Faden der Veranstaltung stets erkennbar ist.

Welche Fachreferenten können Sie als Berater und Redner hinzuziehen?

Sie haben Verbindungen zu anerkannten Experten in einem Bereich? Hervorragend! Klären Sie frühzeitig ab, ob diese Interesse daran haben, einen Vortrag zu halten. Wenn Sie Ihre Wunschkandidaten noch nicht live gesehen haben, dann besuchen Sie einen ihrer Auftritte – und das natürlich am besten bereits vor deren Einladung zu Ihrem Event. So können Sie sich nicht nur von der Qualität der Redner überzeugen, sondern erkennen auch direkt, ob der Vortragsstil zu Ihrer Art Veranstaltung passt oder nicht.

Wie soll die Veranstaltung beworben werden?

Möchten Sie eine Tagung oder Konferenz veranstalten, ist nicht nur eine strategische Eventorganisation besonders wichtig, sondern auch ein gezieltes Eventmarketing. Denn was nützt eine gut geplante Veranstaltung, wenn die relevanten Teilnehmer fehlen? Ein gängiger Weg, um die gewünschte Zielgruppe zu erreichen ist, diese direkt per Mail oder Brief anzuschreiben und einzuladen. Aber auch andere Werbemaßnahmen wie das Drucken von Plakaten und Flyern ist – abhängig von der Art der Veranstaltung – ein effektiver Weg.

Sind all diese Punkte geklärt und die Aufgaben zur Planung der Konferenz oder Tagung verteilt, können Sie sich auf die Suche nach dem passenden Keynote Speaker begeben.

Was ist eigentlich ein Keynote Speaker?

Bevor Sie den perfekten Redner für Ihre Tagung, Konferenz oder sonstige Veranstaltung engagieren, müssen Sie zunächst wissen, was ein Keynote Speaker überhaupt ist. Was leistet ein Keynote Speaker und warum ist er für eine gute Veranstaltung so wichtig?

Ein Keynote Speaker, zu Deutsch „Hauptredner“, zeichnet sich dadurch aus, dass er auf einer Veranstaltung eine – in welcher Form auch immer – besondere Rede hält. Der Begriff „Keynote“ steht ursprünglich für den Einstimmton von Chören. Zu Beginn des Auftritts singt der Chor gemeinsam einen bestimmten Ton, der vom Dirigent oder Chorleiter angegeben wird. So stimmen sich die einzelnen Sänger auf das nachfolgende Stück und aufeinander ein. Abgeleitet auf die Funktion des Keynote Speakers heißt das also, dass der Hauptredner die Zuhörer auf das Thema der Konferenz oder Tagung vorbereitet und das Publikum auf die Kernbotschaft der Veranstaltung einstimmt. Daher steht er auf dem Zeitplan der Veranstaltung in der Regel an erster Stelle.

Was ist der Unterschied zwischen einem Keynote Speaker und einem normalen Redner?

Ein Keynote Speaker hält, im Gegensatz zum Redner, eher kurze, impulsartige Ansprachen und Vorträge. Der Keynote Speaker bündelt Inhalte für das Publikum, während bei anderen Rednern auf Konferenzen und Tagungen die tiefergehende Wissensvermittlung im primären Fokus steht. Besonders beliebt sind prominente Keynote Speaker, die z.B. aus dem Fernsehen oder der Politik bekannt sind. Diese haben den Vorteil, dass sie einer Veranstaltung ein gewisses Maß an „Glanz & Glamour“ verleihen und vom Publikum meist sehr geschätzt werden. Damit ist ihnen auch die ungeteilte Aufmerksamkeit der Zuhörer sicher.

Die Aufgabe des Keynote Speakers

Die Hauptaufgabe des Keynote Speakers ist äußerst anspruchsvoll: er muss das Publikum für das Thema der Tagung und die nachfolgenden Vorträge motivieren, begeistern und zur Interaktion anregen. Im Detail sollte er in seiner Rede:

• allgemein an das Thema heranführen
• dem Publikum unterschiedliche Blickwinkel ermöglichen
• zum Nachdenken anregen
• gegebenenfalls einen Überblick über ein komplexeres Themengebiet geben

Nicht jeder Redner hat die Gabe, diese durchaus wichtige Aufgabe optimal zu erfüllen. Bei der Suche nach dem passenden Hauptredner für Ihre Veranstaltung sollten Sie deshalb besonders auf vier Kernkompetenzen achten und sich fragen, ob der Keynote Speaker folgendes gut kann:

1. Das Eis brechen

Wir Menschen ticken alle ähnlich: wir müssen mit einem Thema oder Redner erstmal warm werden. Ein guter Keynote Speaker vermittelt daher schon in den ersten Minuten seines Vortrags den Grundton des gesamten Events – er „bricht das Eis“ zwischen Publikum und nachfolgenden Rednern. Das bietet den Zuhörern unterbewusst eine gewisse Sicherheit und erleichtert ihnen den Einstieg in die Veranstaltung.

2. Dramaturgisch unterhalten

Ein Keynote Speaker ist gewissermaßen der Rahmen der ganzen Tagung oder Konferenz. Er sorgt für die notwendige Auflockerung vor und nach Fachvorträgen, verbindet sperrige Themenkomplexe und bekämpft spielerisch das sogenannte „Mittagstief“. Sein bestes Mittel: Infotainment – also eine Mischung aus Informationen und Unterhaltung.

3. Motivieren

Eine Tagung kann anstrengend sein. Der Keynote Speaker motiviert mit seiner Hauptrede zur aktiven Teilnahme an den einzelnen Programmpunkten. Auch der Schritt von der Theorie in die Praxis ist oftmals schwer. Grund dafür ist häufig die menschliche Faulheit. Genau an dieser Stelle setzt der Keynote Speaker an: Er motiviert die Zuhörer, das Gelernte direkt umzusetzen. Kurze, prägnante Redeformeln wie „Einfach machen!“ helfen dabei, das Fachliche direkt mit der emotionalen Ebene zu verknüpfen – diese ist unser natürlicher Antrieb!

4. Komplexes vereinfachen

Fachbegriffe sind absolute Stimmungskiller und für einen Einstieg in ein Thema oftmals viel zu abstrakt. Genau darin liegt eine weitere Kompetenz des Gastredners: Er hilft den Zuhörern in seinem Vortrag beispielsweise mit interaktiven Elementen oder Grafiken sowie anschaulichen Beispielen in ein Thema hineinzukommen – ohne sperrige Fachtermini. Für den tieferen Einstieg in ein Thema, sind dann die einzelnen Fachredner zuständig

Wie lange dauert eine Keynote?

Eine Keynote ist in der Regel zwischen 45 und 60 Minuten lang. Die genaue Zeit hängt vom Thema und der Art der Veranstaltung ab. Eine Dinner-Rede zwischen Vorspeise und Hauptgang sollte nicht viel länger als 20 Minuten andauern. Stellt die Keynote jedoch einen wichtigen (Vortrags)-Teil der Tagung oder Konferenz dar, kann die Rede gut und gerne auch 60 bis 90 Minuten lang sein.

So geht’s: Ihren Traum-Keynote-Speaker finden

Richtig gute Keynote Speaker, die Ihr Publikum nachhaltig begeistern, sind nicht wie Sand am Meer zu finden. Glücklicherweise gibt es mittlerweile viele professionelle Referentenagenturen, die mit unterschiedlichen Experten zusammenarbeiten. Gerade prominente Keynote Speaker werden Sie nicht persönlich kontaktieren können. Die Vermittler-Agenturen helfen Ihnen dabei, den wirklich passenden Kandidaten für Ihre Tagung zu finden. Sie verfügen meist auch über direktes Anschauungsmaterial zum jeweiligen Referenten.

Auf eigene Faust nach einem Keynote Speaker suchen

Natürlich können Sie sich aber auch selbstständig auf die Suche nach einem geeigneten Keynote Speaker begeben – zum Beispiel online. Viele professionelle Redner haben eigene Webseiten. Aber auch YouTube ist eine große Hilfe: hier stellen sich Speaker persönlich vor und hinterlegen Arbeitsproben in Form von Videos auf der Plattform – und diese sind natürlich wesentlich überzeugender als Vorstellungen in reiner Textform. Die Suche anhand von relevanten Stichwörtern liefert schnell Ergebnisse. Mit den Suchwörtern „keynote conference content marketing“ bekommen Sie beispielsweise zahlreiche Videosequenzen zu Keynote Rednern auf Content-Marketing-Events. So können Sie sich direkt ein Bild von verschiedenen Referenten machen, ohne für eine Kostprobe weit anreisen oder bestimmte Termine abwarten zu müssen.

Auswahl-Kriterien für den perfekten Keynote Speaker

Stellen Sie sich bei der Recherche zu folgenden Kriterien einige Fragen, um den Kreis der möglichen Keynote Speaker weiter zu verkleinern:

• Know-How: Über welches Fach-Wissen verfügt der Redner? Kommt er aus Ihrer Branche und kennt er wichtige Themen und Trends?
• Interaktion mit dem Publikum: Bezieht der Keynote Speaker das Publikum mit ein? Oder spult er stur sein einstudiertes Programm ab? Werden den Zuhörern mehr als nur rhetorische Fragen gestellt? Befindet sich der Redner auf der gleichen Ebene wie das Publikum und verwendet er deren Sprache?
• Sprache: Beherrscht der Speaker die Sprache, die auf der Veranstaltung gesprochen wird? Gerade bei internationalen Events ist Englisch weit verbreitet – jedoch spricht nicht jeder Keynote Speaker diese auf „Muttersprachler-Niveau“.
• Referenzen: Welche Erfahrungen weist der Redner vor? Wie viele Keynotes hat er bereits gehalten und auf welchen Events? Wie professionell wirken diese auf Sie?

Von der Auswahl zur fertigen Rede: Das müssen Sie klären

Wenn Sie einen passenden Kandidaten gefunden haben und dieser in einem ersten Kontakt bestätigt hat, dass er zum gewünschten Zeitpunkt verfügbar ist, können Sie zum nächsten Schritt übergehen. Dafür erstellen Sie am besten ein Briefing, welches Sie dem potenziellen Referenten zukommen lassen. Das Briefing umfasst erst einmal Ihre allgemeinen Vorstellungen, Ziele und Konditionen. In der späteren Kommunikation werden dann aber auch die technischen Einzelheiten rund um die Veranstaltung besprochen.

• Vor wie vielen Personen soll der Keynote Speaker sprechen?
• Was passiert an dem Tag auf dem Event sonst noch?
• Ist ein Mikrofon nötig? Wer stellt dieses? Planen Sie mit einem schnurlosen Headset oder einem Mikrofon, das in der Hand gehalten werden muss?
• Soll der Keynote Speaker auf einer Bühne oder einem Podest sprechen, damit er das Publikum gut im Blick hat?
• Kann der Sprecher eine PowerPoint-Präsentation als Unterstützung nutzen? Ist eine Integration von Musik und Videos möglich?
• Wie lang soll die Keynote sein?
• Wann muss der Keynote Speaker vor Ort sein? Was ist vorab noch nötig (Soundcheck, letzte Abstimmung)?
• Fragen Sie nach Extrawünschen. Sind bestimmte Anreisemöglichkeiten für den (prominenten) Speaker ein „No-Go“? Braucht er spezielle Getränke /Snacks/ Energielieferanten?

Wenn Sie sich mit dem Keynote Speaker einig geworden sind, muss das Ganze auch noch vertraglich festgehalten werden. Regeln Sie beispielsweise was passiert, wenn die Veranstaltung ausfällt. Oder wenn der Keynote Speaker kurzfristig krank wird. Wer kommt für die Ausfälle und Kosten auf? Halten Sie auch fest, welche Rechte Sie an der Rede haben: Darf diese gefilmt und zu Marketingzwecken weiterverwendet werden? Welche Bedingungen sind dabei im Einzelnen zu beachten?

Mit diesen Kosten sollten Sie rechnen

Gute Keynote Speaker haben natürlich ihren Preis. So liegt der durchschnittliche Preis für einen 90-minütigen Auftritt eines professionellen Redners zwischen 2.500 und 6.000 Euro. Wenn Sie etwa einen bekannten Politiker oder Prominenten engagieren, sollten Sie mit deutlich höheren Honoraren rechnen. Hinzu kommen Kosten für die Anreise und Übernachtung. Dennoch lohnt sich die Investition in vielen Fällen, denn ein guter Speaker bringt nicht nur langjährige Erfahrung mit; Er passt seinen Vortrag auch individuell an Ihr Publikum und das Thema der Konferenz an und ist in der Regel ein vollwertiger Experte in seinem Metier. Damit verleiht er Ihrer Tagung oder Konferenz Glaubwürdigkeit, Wertigkeit und einen nachhaltigen, positiven Eindruck.

Abschließend möchten wir Ihnen empfehlen: Bringen Sie Ihrem Hauptredner während der Zusammenarbeit ein gewisses Maß an Vertrauen entgegen. Bestehen Sie z.B. nicht darauf, jede einzelne Folie oder jeden Satz vorab sehen bzw. hören zu müssen. Oft arbeiten professionelle Referenten noch auf dem Weg zur Veranstaltung an ihrer Rede. Haben Sie alle in diesem Artikel genannten Punkte berücksichtigt, haben Sie nichts zu befürchten. Geben Sie Ihrem Keynote Speaker die Möglichkeit, Sie und die Teilnehmer live von seinem Können zu überzeugen. Und erfahren Sie, wie ein professioneller Redner maßgeblich zum Erfolg Ihrer Veranstaltung beiträgt.