- \n
- Eventorganisation Schritt f\u00fcr Schritt<\/a><\/li>\n
- H\u00e4ufige Fehler und wie Sie diese vermeiden<\/a><\/li>\n
- 5 Tipps f\u00fcr einen gelungenen Veranstaltungstag<\/a><\/li>\n<\/ul>\n
<\/a>Eventorganisation nach Plan<\/h2>\n
Organisation ist alles. Vor allem wenn es darum geht, unter Zeitdruck effektiv sowie effizient zu arbeiten und ein Event zu organisieren. Dabei ist es egal, ob es sich um eine Konferenz, eine Messe, ein internes Firmenevent oder eine gro\u00dfe Produktpr\u00e4sentation handelt. Als Ausrichter und Hauptorganisator einer Veranstaltung sollten Sie stets den \u00dcberblick haben. Schlie\u00dflich sind Sie und Ihr Team verantwortlich und die ersten Ansprechpartner f\u00fcr Technik, Caterer und Co. Gehen Sie daher am besten Schritt f\u00fcr Schritt vor und arbeiten Sie nach und nach die folgenden Punkte ab:<\/p>\n
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- Zielgruppe<\/a><\/li>\n
- Konzept<\/a><\/li>\n
- Zeitplan<\/a><\/li>\n
- Team<\/a><\/li>\n
- Budget und Sponsoren<\/a><\/li>\n
- Detailplanung<\/a><\/li>\n
- Kommunikation und Marketing<\/a><\/li>\n
- Rechtslage<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ol>\n<\/li>\n<\/ol>\n
<\/a>Zielgruppen definieren \u2013 f\u00fcr wen ist Ihr Event?<\/h3>\n
![\"Eine](\"https:\/\/de.onlineprinters.ch\/magazin\/wp-content\/uploads\/2020\/02\/Eventorganisation_Zielgruppe-1024x556.jpg\")
<\/a><\/p>\nWen genau m\u00f6chten Sie zu Ihrer Veranstaltung einladen? Dabei sollten Sie nicht nur an die Teilnehmer denken, sondern ebenso an Redner, Experten und Fachleute, die ein Interesse daran haben, mit Ihnen zu kooperieren. Je genauer Sie Ihre Zielgruppe im Vorfeld bestimmen, desto konkreter k\u00f6nnen Sie Ihre Veranstaltung an deren Interessen und Bed\u00fcrfnissen ausrichten. Dabei ist es egal, ob es darum geht einen Catering-Service zu organisieren oder den Ticketpreis festzulegen.<\/p>\n
<\/a>Konzept erarbeiten und Thema festlegen<\/h3>\n
Ein durchdachtes Konzept ist das A und O in Ihrer Eventorganisation. Denn es hilft nicht nur beim Zeitmanagement, sondern verschafft Ihnen einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil gegen\u00fcber Ihrer Konkurrenz. Fokussieren Sie sich und legen Sie sich auf ein Thema fest. So zeigen Sie deutlich, wodurch sich Ihre Veranstaltung von Mitbewerbern abhebt.<\/p>\n
<\/a>Zeitplan erstellen: von Priorit\u00e4ten und Deadlines<\/h3>\n
Damit Sie keine wichtigen Deadlines vers\u00e4umen, sollten Sie bei Ihrer Eventorganisation das Feld von hinten aufrollen. Das bedeutet, Sie \u00fcberlegen zuerst, um was Sie sich alles konkret am Veranstaltungstag k\u00fcmmern m\u00fcssen. Erstellen Sie eine Liste mit Aufgaben und dazugeh\u00f6rigen Fristen. Diese k\u00f6nnen Sie im Laufe der Planungen um weitere Punkte erg\u00e4nzen. F\u00fcr einen besseren \u00dcberblick k\u00f6nnen Sie die Deadlines mit einer Zeitleiste, beispielsweise in Excel, visualisieren. Schlie\u00dflich kommt es vor, dass viele Punkte parallel laufen oder ein To-do vom vorhergehenden abh\u00e4ngig ist.<\/p>\n
<\/a>Team aufstellen: Wer macht was?<\/h3>\n
![\"Vier](\"https:\/\/de.onlineprinters.ch\/magazin\/wp-content\/uploads\/2020\/02\/Eventorganisation_Team-1024x683.jpg\")
<\/a><\/p>\nEine klare Aufgabenverteilung bei der Eventorganisation ist wichtig, vor allem bei umfangreichen Gro\u00dfveranstaltung. Stellen Sie ein Organisationsteam f\u00fcr das geplante auf die Beine. Stecken Sie einzelne Aufgabenbereiche ab (z. B. Technik, Marketing, Finanzen) und bestimmen Sie Projektverantwortliche sowie die Teammitglieder, die diesen zuarbeiten.<\/p>\n
<\/a>Budget und Sponsoren: Kosten ermitteln<\/h3>\n
![\"Ein](\"https:\/\/de.onlineprinters.ch\/magazin\/wp-content\/uploads\/2020\/02\/Eventorganisation_Budget-300x200.jpg\")
<\/a><\/p>\nEin ganz entscheidender Punkt in Ihrer Eventorganisation ist der Kostenfaktor. Damit die Ausgaben w\u00e4hrend der Vorbereitung Ihren finanziellen Rahmen nicht sprengen, raten wir,\u00a0 direkt zu Beginn das maximale Budget festzulegen. Versuchen Sie au\u00dferdem, den zu erwartenden Gewinn zu kalkulieren und Sparpotenziale aufzudecken. Holen Sie sich verschiedene Angebote von Catering, Technik und Co. ein und vergleichen Sie Leistung und Qualit\u00e4t der Lieferanten. Suchen Sie sich mittels intensiver Recherche passende Sponsoren, die Sie finanziell unterst\u00fctzen k\u00f6nnen. Achten Sie bei der Auswahl der Partner darauf, dass sich die Kooperation mit Ihrer Veranstaltung f\u00fcr diese ebenfalls lohnt.<\/p>\n
<\/a>Detailplanung \u2013 damit alles stimmt<\/h3>\n
Wenn der Rahmen Ihrer Veranstaltung gekl\u00e4rt ist, k\u00f6nnen Sie sich an die Detailplanung machen. Diese reicht von der Auswahl der Speisen \u00fcber die Aufstellung des Mobiliars bis hin zur Reihenfolge der Speaker und der korrekten Teilnehmerkalkulation. Auch wenn Firmen, Redner und Lieferanten bereits gebucht sind, m\u00fcssen noch viele weitere Vorkehrungen f\u00fcr das Event getroffen werden. Insbesondere bei mehrt\u00e4gigen Veranstaltungen wie Messen oder Konferenzen nimmt die Feinplanung noch einmal viel Zeit in Anspruch.<\/p>\n
<\/a>Vermarktung Ihrer Veranstaltung: Kommunikation und Marketing abstimmen<\/h3>\n
Im n\u00e4chsten Schritt geht es darum, die Veranstaltung bekannt zu machen. Damit sich gen\u00fcgend Teilnehmer anmelden und den Termin im Kalender vormerken, sollten Sie fr\u00fchzeitig Werbema\u00dfnahmen ergreifen. Um m\u00f6glichst viel Aufmerksamkeit f\u00fcr Ihr Event zu bekommen, sollten Sie alle zur Verf\u00fcgung stehenden M\u00f6glichkeiten f\u00fcr die Vermarktung nutzen. Ganz egal, ob on- oder offline, Ihre Ma\u00dfnahmen sollten sich an Ihrer Zielgruppe orientieren. Welche Medien nutzen die Zielgruppen? Auf welchen sozialen Plattformen ist Ihre Zielgruppe aktiv? An welchen Orten k\u00f6nnen Sie m\u00f6gliche Teilnehmer erreichen?<\/p>\n
![\"Eine](\"https:\/\/de.onlineprinters.ch\/magazin\/wp-content\/uploads\/2020\/02\/Eventorganisation_Marketing-1024x556.jpg\")
<\/a><\/p>\nTragen Sie Ihr Event in passende Online-Eventkalender ein und nutzen Sie die Veranstaltungsfunktionen von Xing oder Facebook. Weisen Sie in der Signatur Ihrer E-Mails oder in einem separaten Newsletter auf die Veranstaltung hin. Lassen Sie Flyer und Brosch\u00fcren drucken<\/a> und h\u00e4ngen Sie Plakate auf. F\u00fcr den Wiedererkennungswert sollten Sie ein einheitliches Corporate Design oder Key Visual verwenden, das sich in allen digitalen und gedruckten Werbemitteln wiederfindet. Denken Sie daran rechtzeitig Einladungen an Ihre Kontakte zu versenden. Kurzentschlossene k\u00f6nnen Sie mit einer Erinnerungsmail vor Ablauf der Anmeldungsfrist erreichen. Teilen Sie Ihre Freude und Begeisterung f\u00fcr das Event auf Ihren Social-Media-Kan\u00e4len und richten Sie einen Countdown ein, der jeden Tag eine neue Info bereit h\u00e4lt und etwa einen bekannten Keynote-Speaker ank\u00fcndigt.<\/p>\n
<\/a>Auf der sicheren Seite: Rechtslage kl\u00e4ren<\/h3>\n
Ein ebenfalls wichtiger Punkt in der Organisation ist die Kl\u00e4rung der Rechtslage. Dazu m\u00fcssen Sie nicht nur gesetzliche Vorschriften zu Gro\u00dfveranstaltungen einhalten und Genehmigungen von Beh\u00f6rden einholen. Auch die Ber\u00fccksichtigung der DSGVO f\u00e4llt in diesen Bereich der Eventorganisation oder zum Beispiel die \u00dcbernahme von GEMA-Geb\u00fchren.<\/p>\n
<\/a>H\u00e4ufige Fehler bei der Eventorganisation und wie Sie diese vermeiden<\/h2>\n
F\u00fcr die Planung erfolgreicher Events braucht es Zeit, Erfahrung, Organisationstalent und vieles mehr. Hier kann schnell einmal der Blick f\u00fcrs das Wesentliche verloren gehen. Kleine Fehler k\u00f6nnen am Veranstaltungstag sowie in der Finanzplanung schlie\u00dflich ernsthafte Konsequenzen nach sich ziehen. Wir haben im Folgenden einige Fettn\u00e4pfchen ausfindig gemacht und zeigen Ihnen, wie Sie diese umgehen k\u00f6nnen.<\/p>\n
Keine klare Zielsetzung<\/h3>\n
![\"Ein](\"https:\/\/de.onlineprinters.ch\/magazin\/wp-content\/uploads\/2020\/02\/Eventorganisation_Ziele-300x280.jpg\")
<\/a>Eine gute Idee ist leider noch kein Garant f\u00fcr eine gelungene Veranstaltung. \u00dcberlegen Sie sich genau, warum und f\u00fcr wen Sie dieses Event auf die Beine stellen m\u00f6chten. Welche Erwartungen und Ziele verkn\u00fcpfen Sie mit der Veranstaltung? Betreiben Sie au\u00dferdem eine intensive Marktrecherche und Wettbewerbsanalyse. Zudem sollten Sie bei jedem Schritt Ihrer Eventorganisation das Interesse Ihrer Zielgruppe ber\u00fccksichtigen.<\/p>\nFehlendes Zeitmanagement<\/h3>\n
![\"Ein](\"https:\/\/de.onlineprinters.ch\/magazin\/wp-content\/uploads\/2020\/02\/Eventorganisation_Zeitplan-300x200.jpg\")
<\/a>\u201eWas du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf morgen\u201c. Diese Redewendung ist Ihnen sicherlich bekannt. Und sie gilt ganz besonders in der Eventplanung<\/a>. Gerade bei Gro\u00dfveranstaltungen wie Kongressen oder Messen sollten Sie fr\u00fchzeitig mit der Organisation beginnen. Wir empfehlen mindestens vier bis f\u00fcnf Monate im Voraus (oder noch fr\u00fcher) zu starten. Wichtige Eckpfeiler Ihrer Planung wie Location oder Catering sollten einen Monat vor dem Stichtag abgeschlossen sein.<\/p>\nErstellen Sie am besten Checklisten, die Ihnen dabei helfen, die Veranstaltung zu organisieren. So behalten Sie den \u00dcberblick Ihrer Eventorganisation. Um immer den aktuellen Planungsstand ablesen zu k\u00f6nnen, sollten Sie die Liste nat\u00fcrlich regelm\u00e4\u00dfig aktualisieren. Diese k\u00f6nnte wie folgt aussehen:<\/p>\n
![\"Eine](\"https:\/\/de.onlineprinters.ch\/magazin\/wp-content\/uploads\/2020\/02\/Checkliste_Eventorganisation.jpg\")
<\/a><\/p>\nFalsche Priorit\u00e4ten<\/h3>\n
Verschiedene Layouts f\u00fcr Brosch\u00fcren auszutesten macht sicherlich Spa\u00df, keine Frage. Allerdings verleitet es auch dazu, Zeit zu vertr\u00f6deln, die Sie eigentlich in relevantere Aufgaben investieren sollten. Legen Sie von Anfang an Priorit\u00e4ten bei den einzelnen Teilbereichen Ihrer Eventorganisation fest. Delegieren Sie Projekte und geben Sie ruhig auch mal Arbeit ab. Nat\u00fcrlich k\u00f6nnen Sie auch eine Eventagentur mit der Umsetzung un Organisation beauftragen; diese haben meist gute Kontakte zu den verschiedenen Dienstleistern.<\/p>\n
Versuchen Sie au\u00dferdem, nicht alles auf einmal anzugehen, sondern arbeiten Sie sich Schritt f\u00fcr Schritt durch Ihr Veranstaltungskonzept. Halten Sie sich an die Vorgaben darin und treffen Sie keine \u00fcberst\u00fcrzten Entscheidungen, zum Beispiel bei der Wahl der perfekten Location. Schaffen Sie au\u00dferdem eine gute Verhandlungsbasis mit Verk\u00e4ufern und Dienstleistern. Nennen Sie bei diesen einen Betrag, der circa f\u00fcnf bis zehn Prozent unter dem festgelegten Budget liegt und deuten Sie an, welche Kosten in Ihren Augen zu hoch angesetzt sind.<\/p>\n
Fehlende Alternativen<\/h3>\n
Pannen am Veranstaltungstag k\u00f6nnen immer passieren. Gerade bei unvorhergesehen Ereignissen wie einem pl\u00f6tzlichen Wetterumschwung. Wichtig ist, dass die Teilnehmer nichts davon mitbekommen und das Event wie geplant stattfinden kann. Daher sollten Sie im Zuge Ihrer Eventorganisation stets einen Plan B in der Tasche haben. Denn so lassen sich einige Probleme effizienter l\u00f6sen. Krisenmanagement lautet hier das Zauberwort!<\/p>\n
![\"Abbildung](\"https:\/\/de.onlineprinters.ch\/magazin\/wp-content\/uploads\/2020\/02\/Eventorganisation_Alternativen-1024x556.jpg\")
<\/a><\/p>\nVor allem bei kurzfristigen Absagen durch Partner, Lieferanten oder Speaker ist schnelles und l\u00f6sungsorientiertes Handeln gefragt. Wer sich bereits im Vorfeld zum Beispiel Gedanken um einen Ersatz-Catering-Service gemacht hat, ist klar im Vorteil. Ein alternatives Essen wird Ihren G\u00e4sten weniger auffallen, als wenn die Verpflegung komplett ins Wasser f\u00e4llt. Apropos Wasser: Speziell f\u00fcr Outdoor-Events sollten Sie sich eine Alternative \u00fcberlegen, damit Ihr Event auch bei Regen stattfinden kann. Je nach Art der Veranstaltung bietet sich ein Locationwechsel, zus\u00e4tzliche Pavillons oder auch die Ausgabe von Regenponchos und Schirmen an.<\/p>\n
<\/a>5 Tipps f\u00fcr einen gelungenen Veranstaltungstag<\/h2>\n
Nach Monaten und Wochen der Vorbereitung ist es endlich soweit: Der Tag X ist da und Ihre Veranstaltung findet statt. Jetzt muss alles klappen. Doch worauf kommt es am Tag des Events genau an? Damit Ihre Veranstaltung ein voller Erfolg wird, sollten Sie noch einmal die folgenden Punkte \u00fcberpr\u00fcfen:<\/p>\n
#1: Branding und Wiedererkennung<\/h3>\n
![\"Kellner](\"https:\/\/de.onlineprinters.ch\/magazin\/wp-content\/uploads\/2020\/02\/Eventorganisation_Branding-300x200.jpg\")
<\/a>Individuell bedruckte Werbematerialien sind in Ihrer Eventorganisation nicht nur beim Marketing wichtig. Lassen Sie Fahnen oder Plakate drucken<\/a> und setzen Sie so Ihre Sponsoren und das eigene Unternehmen in Szene. Sie k\u00f6nnen auf diesem Weg zudem noch einmal \u00fcber den Tagesablauf informieren.<\/p>\nMit Wegweisern und Eingangsschildern stellen Sie sicher, dass der Ort des Geschehens gut und schnell gefunden wird. Denken Sie daran, die Parkpl\u00e4tzen auszuschildern sowie Hinweise zu Garderobe und den Toiletten aufzuh\u00e4ngen. Wenn das Event in mehreren R\u00e4umen (z. B. verschiedene Vortr\u00e4ge) stattfindet, empfehlen wir den Lageplan sichtbar aufzuh\u00e4ngen und in die Infoflyer einzudrucken.<\/p>\n
#2: Personal und Aufgabenverteilung<\/h3>\n
Die Kommunikation zwischen Ihrem Team und den Mitarbeitern anderer Dienstleistungsfirmen wird bei Events gro\u00dfgeschrieben. Egal ob es sich um das Personal vom Catering oder von der Sicherheitsfirma handelt \u2013 an klaren Anweisungen und Aufgabenzuteilungen sollte es nicht mangeln. Das erleichtert die Zusammenarbeit und sorgt f\u00fcr einen problemfreien Ablauf der Veranstaltung.<\/p>\n
Nicht zu untersch\u00e4tzen ist ein einheitliches und gut erkennbares Outfit der Serviceleute. So wissen die Teilnehmer sofort, an wen sie sich wenden k\u00f6nnen. Auch die Organisatoren k\u00f6nnen sich optisch hervorheben, beispielsweise mit bunten Namensschildern. Alles zum Thema Arbeitsschutz wie Schichtwechsel oder Dokumentation der Arbeitszeiten f\u00e4llt ebenfalls in diesen Bereich und sollte bei Ihrer Eventorganisation ber\u00fccksichtigt werden.<\/p>\n
#3: Sicherheitsvorkehrungen<\/h3>\n
![\"Im](\"https:\/\/de.onlineprinters.ch\/magazin\/wp-content\/uploads\/2020\/02\/Eventorganisation_Sicherheit-300x200.jpg\")
<\/a>Wenn es um das Sicherheitskonzept f\u00fcr Veranstaltungen geht, so sind die Anforderungen hoch. Wichtig ist es, ein vern\u00fcnftiges und rechtskonformes Ma\u00df an Sicherheit zu finden. Ein gewisses Restrisiko bleibt zwar immer bestehen, jedoch kann man dieses mit entsprechenden Vorkehrungen reduzieren. Wir empfehlen auch eine Veranstalterhaftpflichtversicherung abzuschlie\u00dfen, damit es im Fall der F\u00e4lle nicht zum finanziellen Supergau kommt.<\/p>\nHalten Sie die relevanten Regelwerke und Vorschriften zur Veranstaltungssicherheit ein (z. B. Versammlungsst\u00e4ttenverordnung VSt\u00e4ttV). Erstellen Sie eine Liste mit Verantwortlichen. Achten Sie darauf, dass Sie \u00fcber geschultes Personal und Evakuierungshelfer verf\u00fcgen und diese gut erkennbar sind. Denken Sie auch an Ersthelfer. Weitere Faktoren, die Sie beim Thema Sicherheit in Ihrer Eventorganisation bedenken m\u00fcssen, sind unter anderem:<\/p>\n
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- Maximale Teilnehmer-\/Besucherzahl<\/li>\n
- Einlass- und Taschenkontrolle<\/li>\n
- Rettungswegeplan und Notbeleuchtung<\/li>\n
- Verkehrsf\u00fchrung und Absperrungen<\/li>\n
- ggf. Jugendschutzma\u00dfnahmen<\/li>\n
- Brandschutz<\/li>\n
- Notstromversorgung<\/li>\n
- Krisenkommunikation<\/li>\n
- Sicherheitstraining des Personals<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n
#4: Werbegeschenke f\u00fcr den nachhaltigen Werbeeffekt<\/h3>\n
Geben Sie Ihren Teilnehmern etwas in die Hand, dass sie bei der Veranstaltung begleitet und sie sp\u00e4ter an den sch\u00f6nen Tag erinnert. Stellen Sie im Vorfeld Goodie-Bags mit n\u00fctzlichen Give-Aways zusammen. Gebrandete Bl\u00f6cke, Stifte oder Traubenzucker mit Logo gehen immer. Oder punkten Sie mit witzigen Postkarten, USB-Sticks, Schl\u00fcsselanh\u00e4ngern oder bedruckten Mehrwegbechern<\/a> bei Ihren G\u00e4sten. Setzen Sie bei der Auswahl der richtigen Streuartikel auf Gegenst\u00e4nde, die man im Alltag gut gebrauchen kann.<\/p>\n
\nTipp:<\/strong> Da Nachhaltigkeit immer an Bedeutung gewinnt, bieten sich ebenfalls wiederverwendbare und nachhaltige Give-aways an. Lassen Sie zum Beispiel hochwertige \u00d6ko-Kugelschreiber oder Stofftaschen bedrucken<\/a>.<\/p>\n<\/div>\n
Bieten Sie den Teilnehmern an, die Pr\u00e4sentationen der Vortr\u00e4ge zur Verf\u00fcgung zu stellen. So bleiben Sie auch nach dem Event noch im Ged\u00e4chtnis und helfen den Besuchern dabei, die Veranstaltung Revue passieren zu lassen.<\/p>\n
#5: Pers\u00f6nliches Fazit und Feedback der Teilnehmer<\/h3>\n
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- Konzept<\/a><\/li>\n
- Zielgruppe<\/a><\/li>\n
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- H\u00e4ufige Fehler und wie Sie diese vermeiden<\/a><\/li>\n
![\"Eine](\"https:\/\/de.onlineprinters.ch\/magazin\/wp-content\/uploads\/2020\/02\/Eventorganisation_Feedback-300x200.jpg\")
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