Erfolgreiche Eventplanung per Checkliste<\/h2>\n\n- Kl\u00e4ren Sie Veranstaltungsart und Motto<\/a><\/li>\n
- Erstellen Sie einen \u00dcbersichtsplan<\/a><\/li>\n
- Erstellen Sie einen Zeitplan<\/a><\/li>\n
- Bestimmen Sie das Budget<\/a><\/li>\n
- Legen Sie Veranstaltungsort und -tag fest<\/a><\/li>\n
- Buchen Sie R\u00e4ume, Technik und Dienstleister<\/a><\/li>\n
- Promoten Sie das Event<\/a><\/li>\n
- Kl\u00e4ren Sie rechtliche Fragen, vor allem In Bezug auf Sicherheit<\/a><\/li>\n
- Der Veranstaltungstag<\/a><\/li>\n
- Optimieren Sie die Eventplanung vor dem n\u00e4chsten Event<\/a><\/li>\n<\/ol>\n
<\/a><\/p>\n1. Veranstaltungsart und Motto<\/h3>\n
Jedes Event ist anders: Je nachdem, ob Sie einen medizinischen Kongress oder die firmeninterne Weihnachtsfeier organisieren sollen, unterscheidet sich die Vorbereitung. Daher sind zun\u00e4chst Veranstaltungsart und Motto zu definieren. Der thematische Rahmen hat schlie\u00dflich Auswirkungen auf Zeit und Ort des Geschehens und betrifft somit auch den weiteren Organisationsablauf.<\/p>\n![\"Auf](\"https:\/\/de.onlineprinters.ch\/magazin\/wp-content\/uploads\/2020\/02\/op_masterclass.jpg\")
<\/a>Je fr\u00fcher das Motto feststeht, desto besser f\u00fcr die Eventplanung (hier: Onlineprinters-Masterclass)<\/figcaption><\/figure>\n<\/a><\/p>\n2. Koordination und Management<\/h3>\n
Wer alles bei der Organisation mitwirkt und wer welche Aufgaben \u00fcbernimmt, sollte im Vorfeld gekl\u00e4rt werden. Erstellen Sie neben einem \u00dcbersichtsplan einzelne Teilpl\u00e4ne mit den Aufgabenfeldern, die f\u00fcr die jeweiligen Teammitglieder relevant sind.<\/p>\n
<\/a><\/p>\n3. Erstellen Sie einen Zeitplan<\/h3>\n
Timing ist alles! Deshalb darf das Zeitmanagement in Ihrer Eventplanung auf keinen Fall fehlen. Sie sollten m\u00f6glichst fr\u00fch mit der Vorbereitung starten. So haben Sie gen\u00fcgend Vorlauf f\u00fcr Reservierungen und Terminabstimmungen mit Locations, Rednern und Referenten, Show-Acts sowie mit dem Catering.<\/p>\n![\"Stapel](\"https:\/\/de.onlineprinters.ch\/magazin\/wp-content\/uploads\/2020\/02\/eventplanung_ressourcen-951x1024.jpg\")
<\/a>Wer faltet wann wie viele Sitzgelegenheiten? Auch scheinbar nebens\u00e4chliche Aufgaben sollten fr\u00fch verteilt werden<\/figcaption><\/figure>\n<\/a><\/p>\n4. Budgetplanung<\/h3>\n
Nicht weniger wichtig f\u00fcr die erfolgreiche Planung eines Events sind die Kosten. Legen Sie einen finanziellen Rahmen fest und sch\u00e4tzen Sie den erwartbaren Gewinn bzw. die zu erwartenden Kosten realistisch ein. Damit das Budget f\u00fcr die Weihnachtsfeier nicht am Ende um das Doppelte \u00fcberschritten wird, ist eine regelm\u00e4\u00dfige Kontrolle des Soll-Ist-Zustandes ratsam. Zudem empfiehlt es sich, bei Veranstaltungen mit langer Vorlaufzeit und umfangreicher Planung eine separate Projektbuchhaltung einzurichten.<\/p>\n
Damit die Kosten nicht Ihr Budget sprengen, k\u00f6nnen Sie nach Einsparma\u00dfnahmen suchen. Eventuell finden Sie freiwillige Helfer f\u00fcr den Auf- bzw. Abbau und entsch\u00e4digen diese in Form von kostenlosen Getr\u00e4nken sowie Snacks. Auch das Thema Sponsoring sollten Sie in diesen Abschnitt der Eventplanung miteinbeziehen.<\/p>\n
\nFreiwillige Helfer und Sponsoren helfen, die Kosten des Events zu reduzieren<\/p>\n<\/div>\n
<\/a><\/p>\n5. Veranstaltungsort und -tag<\/h3>\n
Welche Location es sein darf, h\u00e4ngt nat\u00fcrlich vom Budget ab. Aber es kommen noch weitere Faktoren hinzu, etwa:<\/p>\n
\n- Art der Veranstaltung<\/li>\n
- Zahl der Teilnehmer<\/li>\n
- Dienstleistungsinfrastruktur<\/li>\n
- Angebot an Hotels und Restaurants<\/li>\n
- Verkehrsanbindung und verf\u00fcgbare Parkpl\u00e4tze<\/li>\n
- Technische Kapazit\u00e4ten<\/li>\n
- Buchungskonditionen und Zahlungsmodalit\u00e4ten<\/li>\n
- Bedingungen f\u00fcr die Verpflegung vor Ort<\/li>\n<\/ul>\n
Besichtigen Sie die in Frage kommenden R\u00e4umlichkeiten vor der Buchung, um sich einen \u00dcberblick zu verschaffen.<\/p>\n![\"Ein](\"https:\/\/de.onlineprinters.ch\/magazin\/wp-content\/uploads\/2020\/02\/eventplanung_raeume.jpg\")
<\/a>Als Veranstaltungsort kann auch das eigene Headquarter dienen; allerings m\u00fcssen dann sensible Bereiche und Dokumente vorher gesichert werden<\/figcaption><\/figure>\nSp\u00e4testens jetzt sollten Sie auch noch mal pr\u00fcfen, ob der Termin f\u00fcr Ihr Event nicht mittlerweile Konkurrenz bekommen hat:<\/p>\n
\nBer\u00fccksichtigen Sie bei der Eventplanung Feiertage oder Schulferien sowie Urlaubszeiten und potenzielle Gegenveranstaltungen, die mit dem Termin kolidieren.<\/p>\n<\/div>\n
In der Anfangsphase empfiehlt es sich, ein zweites Datum als Ersatztermin festzulegen.<\/p>\n
<\/a><\/p>\n6. Detailplanung<\/h3>\n
Nachdem Ort und Datum feststehen, geht es jetzt ans Eingemachte: Das Konzept der Eventplanung steht und wartet darauf, umgesetzt zu werden. Dazu geh\u00f6ren vor allem Reservierung und Buchung der erforderlichen Dienstleister, im Einzelnen z\u00e4hlt dazu:<\/p>\n
\n- Catering finden<\/li>\n
- Musik ausw\u00e4hlen (GEMA-Geb\u00fchren f\u00fcr Lizenzen \u00fcberpr\u00fcfen!)<\/li>\n
- Mobiliar und Technik bestellen<\/li>\n
- Transportm\u00f6glichkeiten abkl\u00e4ren<\/li>\n
- Dekoration ausw\u00e4hlen<\/li>\n
- Fotografen buchen<\/li>\n
- Security-Service anheuern<\/li>\n
- Speaker finden (bei Tagungen, Kongressen und Konferenzen)<\/li>\n<\/ul>\n
![\"Eine](\"https:\/\/de.onlineprinters.ch\/magazin\/wp-content\/uploads\/2020\/02\/eventplanung_dj-1024x589.jpg\")
<\/a>Bei der Eventplanung wird oft vergessen, dass Musik GEMA-pflichtig ist; ein gebuchter DJ sorgt meist f\u00fcr rechtliche Sicherheit, da dieser die Geb\u00fchren in der Regel bereits abgef\u00fchrt hat<\/figcaption><\/figure>\n<\/a><\/p>\n7. Einladungen, Marketing & Werbung<\/h3>\n
Ist alles gebucht, haben Sie bereits einen Gro\u00dfteil der Arbeit in Ihrer Eventplanung geschafft. Nun k\u00f6nnen Sie die G\u00e4ste einladen oder eine PR-Kampagne f\u00fcr Ihre Veranstaltung ins Leben rufen, um Teilnehmer zu gewinnen.<\/p>\n
Nicht nur organisieren, sondern auch kommunizieren, lautet dabei die Devise! Mit einem guten Marketingplan k\u00f6nnen Sie die Anmeldezahlen insbesondere in den letzten Wochen vor der Veranstaltung erh\u00f6hen. Lassen Sie beispielsweise Flyer drucken oder h\u00e4ngen Sie Plakate in der n\u00e4heren Umgebung auf.<\/p>\n![\"Stapel](\"https:\/\/de.onlineprinters.ch\/magazin\/wp-content\/uploads\/2020\/02\/marketing_material.jpg\")
<\/a>Marketingmaterial muss nicht teuer sein und kann sowohl zur Besucherakquise als auch f\u00fcr das Event selbst genutzt werden<\/figcaption><\/figure>\n<\/a><\/p>\n8. Datenschutz, Sicherheitslinien und Rechtliches<\/h3>\n
In diesem Punkt sollten Sie besser nichts dem Zufall \u00fcberlassen. Holen Sie rechtzeitig alle Genehmigungen ein und ziehen Sie im Zweifelsfall einen Fachmann f\u00fcr Veranstaltungssicherheit zu Rate. Informieren Sie sich au\u00dferdem unbedingt \u00fcber die aktuellen Bestimmungen der DSGVO, zum Beispiel beim Datenschutz f\u00fcr Fotos.<\/p>\n
<\/a><\/p>\n9. Wichtiges am Veranstaltungstag<\/h3>\n
Nun ist es endlich soweit: Der gro\u00dfe Tag ist da und es kann losgehen. Seien Sie fr\u00fchzeitig vor Ort: Pr\u00fcfen Sie Mobiliar und Technik ein letztes Mal, bevor die G\u00e4ste bzw. Teilnehmer eintreffen. \u00dcberwachen Sie Abl\u00e4ufe wie den Einlass oder delegieren Sie Aufgaben an die zust\u00e4ndigen Personen und Helfer.<\/p>\n![\"Ein](\"https:\/\/de.onlineprinters.ch\/magazin\/wp-content\/uploads\/2020\/02\/einlassbaendchen.jpg\")
<\/a>Um geladene von ungeladenen Besuchern unterscheiden zu k\u00f6nnen, eignen sich Einlassb\u00e4ndchen hervorragend (oben). In verschiedenen Farben lassen sich damit auch Berechtigungsstufen unterscheiden. Nahezu immer sinnvoll sind Namensschilder (unten)<\/figcaption><\/figure>\n
<\/a><\/p>\n Jedes Event ist anders: Je nachdem, ob Sie einen medizinischen Kongress oder die firmeninterne Weihnachtsfeier organisieren sollen, unterscheidet sich die Vorbereitung. Daher sind zun\u00e4chst Veranstaltungsart und Motto zu definieren. Der thematische Rahmen hat schlie\u00dflich Auswirkungen auf Zeit und Ort des Geschehens und betrifft somit auch den weiteren Organisationsablauf.<\/p>\n <\/a><\/p>\n Wer alles bei der Organisation mitwirkt und wer welche Aufgaben \u00fcbernimmt, sollte im Vorfeld gekl\u00e4rt werden. Erstellen Sie neben einem \u00dcbersichtsplan einzelne Teilpl\u00e4ne mit den Aufgabenfeldern, die f\u00fcr die jeweiligen Teammitglieder relevant sind.<\/p>\n <\/a><\/p>\n Timing ist alles! Deshalb darf das Zeitmanagement in Ihrer Eventplanung auf keinen Fall fehlen. Sie sollten m\u00f6glichst fr\u00fch mit der Vorbereitung starten. So haben Sie gen\u00fcgend Vorlauf f\u00fcr Reservierungen und Terminabstimmungen mit Locations, Rednern und Referenten, Show-Acts sowie mit dem Catering.<\/p>\n <\/a><\/p>\n Nicht weniger wichtig f\u00fcr die erfolgreiche Planung eines Events sind die Kosten. Legen Sie einen finanziellen Rahmen fest und sch\u00e4tzen Sie den erwartbaren Gewinn bzw. die zu erwartenden Kosten realistisch ein. Damit das Budget f\u00fcr die Weihnachtsfeier nicht am Ende um das Doppelte \u00fcberschritten wird, ist eine regelm\u00e4\u00dfige Kontrolle des Soll-Ist-Zustandes ratsam. Zudem empfiehlt es sich, bei Veranstaltungen mit langer Vorlaufzeit und umfangreicher Planung eine separate Projektbuchhaltung einzurichten.<\/p>\n Damit die Kosten nicht Ihr Budget sprengen, k\u00f6nnen Sie nach Einsparma\u00dfnahmen suchen. Eventuell finden Sie freiwillige Helfer f\u00fcr den Auf- bzw. Abbau und entsch\u00e4digen diese in Form von kostenlosen Getr\u00e4nken sowie Snacks. Auch das Thema Sponsoring sollten Sie in diesen Abschnitt der Eventplanung miteinbeziehen.<\/p>\n Freiwillige Helfer und Sponsoren helfen, die Kosten des Events zu reduzieren<\/p>\n<\/div>\n <\/a><\/p>\n Welche Location es sein darf, h\u00e4ngt nat\u00fcrlich vom Budget ab. Aber es kommen noch weitere Faktoren hinzu, etwa:<\/p>\n Besichtigen Sie die in Frage kommenden R\u00e4umlichkeiten vor der Buchung, um sich einen \u00dcberblick zu verschaffen.<\/p>\n Sp\u00e4testens jetzt sollten Sie auch noch mal pr\u00fcfen, ob der Termin f\u00fcr Ihr Event nicht mittlerweile Konkurrenz bekommen hat:<\/p>\n Ber\u00fccksichtigen Sie bei der Eventplanung Feiertage oder Schulferien sowie Urlaubszeiten und potenzielle Gegenveranstaltungen, die mit dem Termin kolidieren.<\/p>\n<\/div>\n In der Anfangsphase empfiehlt es sich, ein zweites Datum als Ersatztermin festzulegen.<\/p>\n <\/a><\/p>\n Nachdem Ort und Datum feststehen, geht es jetzt ans Eingemachte: Das Konzept der Eventplanung steht und wartet darauf, umgesetzt zu werden. Dazu geh\u00f6ren vor allem Reservierung und Buchung der erforderlichen Dienstleister, im Einzelnen z\u00e4hlt dazu:<\/p>\n <\/a><\/p>\n Ist alles gebucht, haben Sie bereits einen Gro\u00dfteil der Arbeit in Ihrer Eventplanung geschafft. Nun k\u00f6nnen Sie die G\u00e4ste einladen oder eine PR-Kampagne f\u00fcr Ihre Veranstaltung ins Leben rufen, um Teilnehmer zu gewinnen.<\/p>\n Nicht nur organisieren, sondern auch kommunizieren, lautet dabei die Devise! Mit einem guten Marketingplan k\u00f6nnen Sie die Anmeldezahlen insbesondere in den letzten Wochen vor der Veranstaltung erh\u00f6hen. Lassen Sie beispielsweise Flyer drucken oder h\u00e4ngen Sie Plakate in der n\u00e4heren Umgebung auf.<\/p>\n <\/a><\/p>\n In diesem Punkt sollten Sie besser nichts dem Zufall \u00fcberlassen. Holen Sie rechtzeitig alle Genehmigungen ein und ziehen Sie im Zweifelsfall einen Fachmann f\u00fcr Veranstaltungssicherheit zu Rate. Informieren Sie sich au\u00dferdem unbedingt \u00fcber die aktuellen Bestimmungen der DSGVO, zum Beispiel beim Datenschutz f\u00fcr Fotos.<\/p>\n <\/a><\/p>\n Nun ist es endlich soweit: Der gro\u00dfe Tag ist da und es kann losgehen. Seien Sie fr\u00fchzeitig vor Ort: Pr\u00fcfen Sie Mobiliar und Technik ein letztes Mal, bevor die G\u00e4ste bzw. Teilnehmer eintreffen. \u00dcberwachen Sie Abl\u00e4ufe wie den Einlass oder delegieren Sie Aufgaben an die zust\u00e4ndigen Personen und Helfer.<\/p>\n1. Veranstaltungsart und Motto<\/h3>\n
<\/a>2. Koordination und Management<\/h3>\n
3. Erstellen Sie einen Zeitplan<\/h3>\n
<\/a>4. Budgetplanung<\/h3>\n
5. Veranstaltungsort und -tag<\/h3>\n
\n
<\/a>6. Detailplanung<\/h3>\n
\n
<\/a>7. Einladungen, Marketing & Werbung<\/h3>\n
<\/a>8. Datenschutz, Sicherheitslinien und Rechtliches<\/h3>\n
9. Wichtiges am Veranstaltungstag<\/h3>\n
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